Con l'aumento del lavoro da remoto, in particolar modo durante il periodo della pandemia, la realizzazione di una riunione virtuale consente alle aziende di collaborare e comunicare con più soggetti in tutto il mondo.
Con l'aumento dell'attenzione, della consapevolezza e degli sforzi per sostenere l'accessibilità e l'inclusione dei dipendenti e delle persone con disabilità, organizzare una riunione virtuale accessibile è fondamentale per garantire che ogni presenza sia ascoltata, sia in forma orale che scritta.
Uno studio condotto all'inizio del 2023 dall'Università di Stanford su circa 10.000 lavoratori americani a tempo pieno indica che circa il 27% lavora da casa. Con il potere delle tecnologie della comunicazione digitale, l'organizzazione di riunioni online accessibili può essere semplice e senza complicazioni se si implementano le migliori prassi. Soluzioni come Zoom e Google Meet offrono entrambi una serie di strumenti e suggerimenti per l'inclusività che aiutano a garantire una partecipazione facile e accessibile per chiunque.
Linee guida per le riunioni online accessibili
Esistono diversi modi in cui le organizzazioni possono supportare la collaborazione delle persone con disabilità nelle riunioni online, dalla richiesta di informazioni sulle esigenze di alloggio all'attivazione di strumenti sulle piattaforme di riunione virtuale che favoriscono l'accessibilità. Ecco alcune buone pratiche utili per garantire l'inclusione di tutti i partecipanti e sostenere la Diversity Equity and Inclusion (DEI) in qualsiasi conferenza o riunione via web.
1. Informarsi con le parti interessate sulle modalità di riunione virtuale
Le riunioni virtuali spesso includono un mix di stakeholder interni ed esterni, dai dipendenti ai clienti, ai fornitori di servizi e alle terze parti che collaborano. Per ottenere la migliore esperienza utente e la partecipazione di tutti i membri coinvolti nella conferenza web o nelle riunioni online, è meglio chiedere se sono necessarie sistemazioni per l'accessibilità. Questa pratica non solo dimostra che vi preoccupate e tenete in considerazione le diverse esigenze di tutti i partecipanti, ma spesso consente alla riunione di svolgersi in modo più fluido con una comunicazione senza attriti.
2. Disclaimer sull'accessibilità per la registrazione alla conferenza web
Una conferenza web può essere di qualsiasi genere, da un webinar a una presentazione o ad una riunione interna. Per garantire la conformità ai requisiti ADA e alle linee guida WCAG, è opportuno aggiungere un disclaimer o una dichiarazione nella pagina di registrazione. In questo modo si crea consapevolezza dell'inclusività e dell'accessibilità della riunione remota e si dà ai partecipanti un'altra possibilità di richiedere sistemazioni specifiche per garantire che la partecipazione tenga conto di tutte le loro esigenze.
3. Considerare l'uso di più dispositivi nelle riunioni online
Con la globalizzazione e l'inclusione di persone di ogni estrazione sociale e provenienti da ogni angolo del mondo, le riunioni virtuali sono spesso accessibili da più dispositivi. Informare i partecipanti che la migliore esperienza d'uso sarà probabilmente quella di un computer desktop o portatile può fare la differenza, poiché i dispositivi mobili e gli schermi più piccoli possono limitare l'accessibilità. I partecipanti con disabilità visive, uditive o cognitive, in particolare, traggono vantaggio da dispositivi con schermi più grandi, in modo che i contenuti siano più facilmente comprensibili ed elaborabili.
4. Assicurarsi che l'organizzatore di riunioni virtuali sia in grado di implementare l'accessibilità
I moderatori e i relatori possono essere fondamentali per il successo di una riunione virtuale e per il suo livello di coinvolgimento. Se da un lato è importante prendere misure precauzionali e cercare di soddisfare ogni partecipante in anticipo, dall'altro la necessità spontanea di implementare funzioni come le didascalie o le descrizioni delle chat per i partecipanti ipovedenti può fare la differenza nell'inclusività delle riunioni a distanza. Assicuratevi che l'host sappia come implementare le funzioni disponibili ad hoc, in modo che la riunione tenga sempre conto dei DEI.
5. Didascalia Riunioni online per l'inclusione di ogni partecipante
Se si dispone di risorse e personale per la sottotitolazione in tempo reale, utilizzarla sia nella riunione virtuale che nelle sale di pausa. Alcune piattaforme consentono di creare didascalie AI per le riunioni dal vivo, ma spesso non sono disponibili nelle registrazioni e gli algoritmi hanno difficoltà con gli accenti e l'accuratezza. Le persone ipoacusiche o con problemi di udito possono trarre enormi benefici dalle didascalie dal vivo. Alcune piattaforme di riunioni virtuali offrono didascalie automatiche con le API, mentre altre non le offrono.
6. Comunicazione accessibile nelle riunioni a distanza
Considerate che tutti vogliono sapere cosa sta succedendo e chi sta condividendo le idee in ogni momento delle vostre riunioni online. Assicuratevi che ogni oratore si presenti prima di parlare e riducete al minimo e ridurre al minimo il linguaggio che complica la trascrizione per le tecnologie di accessibilità, come abbreviazioni e acronimi. Se la videoconferenza limita la partecipazione, offrite una comunicazione dial-in per i partecipanti, in modo che tutti siano coinvolti.
7. Chat nelle riunioni remote: Abilitare, descrivere o silenziare
La funzione di chat presenta evidenti vantaggi per chi ha problemi di udito o di linguaggio, o per commentare qualsiasi cosa. Ma per le persone che utilizzano screen reader, l'uso frequente della funzione di chat può interrompere la trascrizione della presentazione o dei messaggi chiave da parte degli screen reader. Incoraggiate l'alzata di mano e la descrizione delle discussioni in chat, ma disattivate anche la chat nei momenti critici della presentazione, in modo che i lettori di schermo possano leggere i messaggi principali senza interruzioni.
8. Descrivere le immagini e i materiali presentati e condividerli.
L'integrazione di materiale visivo può essere un aspetto essenziale della presentazione, ma è importante includere tutti i partecipanti durante la riunione a distanza. Inviate i materiali visivi in anticipo e dopo le riunioni online in formati accessibili come Word, PDF o Excel per screen reader e altre tecnologie assistive. Condividete e descrivete le immagini, dalle foto ai grafici, alle tabelle e alle statistiche. Questo è fondamentale per garantire che tutti possano beneficiare delle informazioni.
9. Registrazione e condivisione di riunioni online
Le esigenze di accessibilità possono presentarsi in varie forme. Dalle assenze, ai partecipanti che si trovano in una situazione di disabilità a metà strada, alle persone con problemi di udito e di vista o con difficoltà cognitive e di apprendimento che possono consultare i contenuti in modo retroattivo, la registrazione delle riunioni a distanza è una mossa strategica e ricca di risorse. Chiunque può rivedere i messaggi importanti e gli screen reader possono accedere ai contenuti per confermare le idee o i punti chiave.
10. Trascrizioni delle riunioni online
Sebbene i sottotitoli possano essere utili per le persone con problemi di apprendimento e di udito, fornire una trascrizione completa della riunione è una pratica ottimale e utile per chiunque. I partecipanti possono rivedere l'intera riunione al proprio ritmo, un vantaggio soprattutto per le persone con disabilità cognitive. Le persone che utilizzano un display braille aggiornabile dai loro dispositivi possono esportare la trascrizione e ottenere la piena accessibilità agli argomenti trattati. Le didascalie in tempo reale possono porre dei limiti alla tecnologia braille, quindi le trascrizioni aiutano a superare questa sfida.
La soluzione per l'accessibilità dei PDF di UserWay per i materiali delle riunioni a distanza
Se intendete condividere le presentazioni e i materiali delle vostre riunioni virtuali prima o dopo l'evento, la conversione in PDF e la correzione dell'accessibilità sono semplificate con la soluzione per l'accessibilità dei PDF di UserWay. Lo strumento consente di monitorare e correggere i file PDF per garantire che siano completamente accessibili e conformi agli standard WCAG, ADA e PDF/UA (Accessibilità universale). Potrete così fornire materiali che tengano conto delle esigenze di accessibilità e garantire il rispetto degli standard.
Domande frequenti e risposte
Ecco alcune domande frequenti e relative risposte sul tema dell’accessibilità per le riunioni.
Quali sono i consigli per rendere le riunioni online accessibili e coinvolgenti?
Le organizzazioni che si informano in anticipo con i partecipanti sulle esigenze di accessibilità adottano misure proattive per garantire l'inclusione di tutti. Offrire materiali in anticipo, offrire ai partecipanti opzioni di video o dial-in, fornire didascalie o trascrizioni in tempo reale e coinvolgere gli utenti con descrizioni delle immagini sono tutti mezzi strategici per creare una riunione virtuale inclusiva e accessibile.
Perché le riunioni a distanza accessibili sono fondamentali in tutte le organizzazioni?
Sempre più organizzazioni offrono la possibilità di lavorare in remoto e con modalità ibride e, se si considerano i dipendenti, le terze parti e gli stakeholder con disabilità, l'organizzazione di riunioni virtuali accessibili è ormai parte integrante della collaborazione. Con le organizzazioni globali che ospitano eventi per connettersi con persone in vari angoli del mondo, le riunioni remote accessibili sono spesso parte integrante della comunicazione e della creazione di relazioni.
Quali sono le caratteristiche che le piattaforme per riunioni a distanza offrono per garantire l'accessibilità?
Alcune piattaforme come Zoom e Google Meet consentono di registrare una riunione virtuale, oltre la trascrizione. La sottotitolazione delle riunioni remote in tempo reale può essere resa possibile grazie alle API di tecnologie specifiche e l'utilizzo di funzioni come la chat e la condivisione dello schermo può aiutare le persone con problemi di apprendimento e di udito. Alcune piattaforme consentono anche comandi e collegamenti rapidi della tastiera, mentre altre dispongono di screen reader integrati per amplificare l'accessibilità.
